Voorbereidingen op rebranding
“Ongeveer een half jaar van tevoren zijn we begonnen met de eerste inventarisatie. We kwamen erachter dat een rebranding een behoorlijke impact heeft als het gaat om IT” vertelt Nathalie. Danny vult aan: “Daarom zijn we vroegtijdig in gesprek gegaan met Douwe van Bruis. Hij heeft ons tot in detail meegenomen in wat er allemaal bij komt kijken.”
Van on-premise naar de cloud
Tijdens de gesprekken met Bruis werden drie scenario’s uitgewerkt: een relatief eenvoudige naamswijziging, een uitgebreide aanpassing van de bestaande omgeving of een volledige nieuwe omgeving in de cloud. MDL fonds koos ervoor om het direct goed aan te pakken: "Binnen het Huis van de Gezondheid (onze locatie) leefde al langer de wens om zoveel mogelijk van on-premise naar de cloud te verplaatsen" legt Nathalie uit. “De naamswijziging bood een perfect moment om deze twee trajecten te combineren en de overstap naar de cloud in één keer te maken.”
Danny haakt in: “Bruis legde op een heldere en transparante manier uit dat een gefaseerde aanpak uiteindelijk duurder zou zijn dan alles in één keer te migreren. Die onderbouwing hielp ons bij het overtuigen van de organisatie. Door een volledig nieuwe omgeving te introduceren, besparen we op lange termijn kosten én maken we de organisatie klaar voor de toekomst."
Kansen voor verbetering
Maar dat was niet de enige kans die zich voordeed. Ook maakte de uitgebreide migratie het mogelijk om de beveiliging aan te scherpen. Nathalie: “De overstap naar een nieuwe omgeving zorgde ervoor dat we de beveiliging konden instellen volgens de nieuwste richtlijnen. Ook dat was mooi meegenomen.” “En we hebben we de helft van onze laptops volledig vervangen” zegt Danny. “Voor deze laptops hebben we een goede deal gekregen, omdat Bruis op deze producten geen extra winstmarges rekent”.
Migratie in recordtijd
De migratie was een behoorlijke klus. In slechts drie tot vier maanden werd de volledige IT-omgeving overgezet naar de nieuwe omgeving. "Deze migratie is echt in recordtijd gedaan" vertelt Danny. Nathalie voegt toe: "De grootste complexiteit zat hem in het behoud van alle data in de accounts, e-mailadressen en de Teams-omgeving. Op vrijdag leverde iedereen zijn laptop in en op maandag kon iedereen zijn laptop weer ophalen, voorzien van de nieuwe omgeving. Natuurlijk hoop je dan dat alles goed werkt en dat iedereen weer bij zijn bestanden kan."
Gelukkig konden Nathalie en Danny opgelucht ademhalen. De medewerkers van het MDL Fonds konden na het weekend verder waar ze gebleven waren. “Het mooiste compliment dat je kunt krijgen, is dat niemand heeft gezegd dat hij 1.000 bestanden mist” zegt Danny lachend. “De migratie is goed gegaan.” Nathalie voegt toe: "Het was een intensief weekend, maar ook leuk. Samen met het team van Bruis hebben we keihard gewerkt om alles om te zetten. Met zijn allen in een weekend op kantoor, heeft iets bijzonders.”
Samenwerken met vertrouwen
MDL fonds en Bruis werken al jarenlang samen als het gaat om IT. Danny kijkt ook tevreden op dit project terug: "Wat ik zo prettig vond aan dit project, is dat Bruis echt met ons meedacht. We hebben samen gekeken naar de beste oplossingen voor onze situatie." Nathalie knikt: "En je kunt erop vertrouwen dat ze hun werk doen. Je hoeft er niet continu achteraan. Dat is fijn!"
Na de migratie bleef Bruis nog een paar dagen op locatie aanwezig. "Dat was voor ons heel waardevol" zegt Danny. "Zo konden ze meteen helpen als iemand vragen had. Een nieuwe omgeving is toch altijd even wennen…"
Dagelijkse IT-beheer en ondersteuning
De samenwerking met Bruis blijft ook na de migratie als vanouds. Bruis ondersteunt MDL Fonds bij hun IT-beheer en biedt dagelijks ondersteuning aan alle eindgebruikers. Danny sluit af: "Met regelmaat hoor ik van onze medewerkers complimenten over de helpdesk van Bruis. Als je belt of mailt, krijg je snel een antwoord. Je hebt geen wachttijd van vijf dagen, zoals bij andere partijen. Dat maakt echt een groot verschil!"
Benieuwd hoe we jouw IT weer laten bruisen?
Wij komen graag met je in contact. Kom gerust langs voor een kop koffie en een vrijblijvend gesprek.
