Een verouderd IT-systeem
Intern was er bij Westerholm al langer de wens om te moderniseren. “Ons huidige IT-systeem was aan vervanging toe. Het was verouderd en vergde veel handmatig werk” vertelt Afke, adviseur kwaliteit en beleid. Rudy, financieel controller vult aan: “Daarnaast werkten zorgmedewerkers nog met gedeelde accounts. En dat kan natuurlijk niet meer in een tijd waarin privacy zo belangrijk is.”
De zoektocht naar de juiste IT-partner
In de zoektocht naar een geschikte IT-partner komen Afke en Rudy in contact met een vergelijkbare zorgorganisatie in de omgeving. “Zij hebben aangeboden ons te helpen bij het opstellen van een Request for Proposal (RFP), omdat ze al eerder de stap naar een moderne werkplek hebben gemaakt. Op aanraden van deze organisatie hebben we onder andere Bruis gevraagd een voorstel te doen.”
En dat bleek een schot in de roos. Westerholm koos uiteindelijk voor een samenwerking met Bruis. Rudy ligt de keuze toe: “Bruis was verder in hun ontwikkeling, de techniek en het beantwoorden van onze vragen dan de andere partijen. We hadden daar het beste gevoel bij.”
Terug naar de basis
Het traject bestond uit verschillende stappen: de overstap naar Microsoft 365, een nieuw intranet, geautomatiseerde medewerkersstromen en het inrichten van nieuwe laptops en tablets. Wekelijks overlegden Westerholm en Bruis om alles in kaart te brengen en geen detail te missen. Rudy vertelt: “We hebben samen ons huidige IT-landschap in beeld gebracht en belangrijke keuzes gemaakt.” Afke vult aan: “Door echt bij de basis te beginnen, kwamen we erachter dat we eigenlijk nog lang geen compleet beeld hadden van ons eigen IT-landschap.”
Minder gedoe, meer focus
Inmiddels gebruiken de (zorg)medewerkers van Westerholm de moderne werkplek volop. Eén keer inloggen en ze hebben toegang tot al hun applicaties en gegevens. Rudy: “Onze mensen zijn hier heel blij mee, want het scheelt extra handelingen. Ook het intranet biedt rust, doordat ze nu niet meer worden overladen met e-mails.” Afke legt uit: “We hebben nu één platform voor alle communicatie. Op die plek brengen we onze (zorg)medewerkers met elkaar in verbinding.” Rudy benadrukt daarnaast de voordelen van de volledig geautomatiseerde indienst- en uitdiensttreding: “ICT en HR profiteren hiervan. Vroeger duurde het drie weken voordat een nieuwe medewerker inloggegevens kreeg. Nu is dat met één druk op de knop geregeld, direct vanaf de eerste werkdag.”
Een toegankelijke IT-partner
Wanneer Afke en Rudy terugblikken op de samenwerking met Bruis, overheerst een gevoel van vertrouwen en toegankelijkheid. “Vanaf het eerste moment voelde het goed. Bruis dacht echt mee met wat het beste was voor onze organisatie, zonder hun eigen financiële belangen voorop te stellen,” vertelt Afke.
De samenwerking was laagdrempelig en gestructureerd. Door regelmatig te overleggen zorgden we ervoor dat iedereen op één lijn zat en het project overzichtelijk bleef. Rudy licht toe: “De betrokken IT’ers van Bruis waren altijd direct bereikbaar. Als er iets was, kon ik terecht met mijn vragen. Dat vond ik persoonlijk heel prettig.”
Ondersteuning die het verschil maakt
Na de oplevering van de moderne werkplek blijft Bruis nauw betrokken als IT-partner van Westerholm. Voor vragen kunnen (zorg)medewerkers terecht bij de servicedesk, die voornamelijk op afstand ondersteuning biedt. “De servicedesk van Bruis reageert altijd snel, maar ook hoe Melvin (één van de Bruisers) onze collega’s op locatie te woord staat, valt op. Zijn geduld en de manier waarop hij mensen begeleidt, is heel fijn” vertelt Afke. Melvin zorgt ervoor dat hij zichtbaar en aanspreekbaar is voor iedereen. “Het mooie is dat collega's hem steeds makkelijker weten te vinden. Hij loopt hier rond alsof hij een van ons is” zegt Rudy. “Geen vraag is te veel. Dat maakt onze samenwerking juist zo prettig.”
Benieuwd hoe we jouw IT weer laten bruisen?
Wij komen graag met je in contact. Kom gerust langs voor een kop koffie en een vrijblijvend gesprek.
